Was sind die “Lessons Learned”?
Führen Sie mit dem Projektteam eine Abschlusssitzung durch. Schaffen Sie dafür eine offene und vertrauensvolle Umgebung. Besprechen Sie folgende Fragen: Welche Erfahrungen haben die Teammitglieder gemacht? Welche Erkenntnisse haben Sie gewonnen? Was ist gut gelaufen? Was kann bzw. muss noch verbessert werden?
Kundenbewertungen
Befragen Sie Kunden und Interessenvertreter des Projektes nach ihrer Zufriedenheit. Sind ihre Erwartungen erfüllt worden? Gibt es Kritikpunkte? Das schafft Vertrauen für die zukünftige Zusammenarbeit.
Projektabschlussbericht
Durch die Erstellung eines Abschlussberichts stellen Sie die Projektergebnisse, den Projekterfolg, eventuelle Herausforderungen, die “Lessons Learned” und Ihre Empfehlungen für zukünftige Projekte dar.
Evaluierung der Zielerreichung
Prüfen Sie abschließend, ob alle Projektziele erreicht wurden und ob die Ergebnisse des Projekts mit den anfangs formulierten Erwartungen übereinstimmen.
Vollständige Dokumentation
Stellen Sie sicher, dass die Projektdokumentation vollständig ist. Sie muss alle notwendigen und vereinbarten Elemente enthalten, z. B. Ergebnisdokumente, Projektberichte, Präsentationen, Protokolle, Risikoregister, Aufgabenregister, Entscheidungsvorlagen und den Projektabschlussbericht des Projektleiters.
Finale Budgetbewertung
Bewerten Sie abschließend das Projektbudget. Haben Sie es überschritten, unterschritten oder eingehalten? Welche Gründe gab es, ggfs. mehr Budget zu fordern? Welche Erkenntnisse können Sie mit in die nächsten Projekte nehmen? Transparenz beim Budget ist für das Management wichtig und schafft Vertrauen für den Projektleiter.
Ressourcenfreigabe
Nach dem Abschluss eines Projekts lösen Sie das Projektteam auf und stellen Sie die Mitarbeiter vom Projekt frei. Klären Sie, welche Ressourcen nicht mehr benötigt und damit gegebenenfalls für andere Projekte freigegeben werden können.
Projektabnahme
Lassen Sie sich die Projektergebnisse vom Auftraggeber des Projektes schriftlich bestätigen. Die formale Abnahme ist wichtig für die Entlastung des Projektleiters.
Abschlussveranstaltung
Feiern Sie den Erfolg des Projektes angemessen. Das Projektteam (inklusive externer Mitarbeiter), die Interessenvertreter und das Management sollen ihre gemeinsamen Leistungen würdigen. Das legt die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in zukünftigen Projekten.
Fazit
Der Projektabschluss ist ein wichtiger Meilenstein im Projektmanagement. Die vorgestellten Aspekte und Maßnahmen sollten Sie nicht ignorieren, um für kommende Projekte gerüstet zu sein. Denn wie es einst der Ökonom Peter Drucker sagte: „Die beste Art, die Zukunft vorherzusagen, besteht darin, sie zu gestalten.“ – und dies geht eben nur, wenn man aus der Vergangenheit lernt.
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